De uitdaging
Voorwaarden
De University of Huddersfield besloot in 2016 om hun provider te herbeoordelen nadat uit onderzoek was gebleken dat alternatieve virtuele leeromgevingen mogelijk beter bij haar behoeften zouden aansluiten. Ze wilden overstappen van een statische contentbron naar een actieve online leeromgeving waar medewerkers en studenten gemakkelijker met content kunnen omgaan.
Voor de aanbesteding richtte de universiteit 17 werkgroepen op die samen een lijst met meer dan 2.000 vereisten voor de nieuwe aanbieder opstelden. Tijd en kosten waren de belangrijkste factoren bij het overwegen van de implementatie van een nieuwe virtuele leeromgeving. Daarom was een lange levensduur een belangrijke vereiste, omdat de universiteit een samenwerking zocht voor ten minste 10-15 jaar. “We waren op zoek naar een partner die ons zou bijstaan om het project aan te sturen, luistert naar wat we te zeggen hebben en niet zomaar uitvoert wat voor hen het beste is. We wilden een relatie opbouwen met tweerichtingsverkeer”, legt dr. Sue Folley uit, Adviseur Academische Ontwikkeling aan de universiteit van Huddersfield.
Functionaliteit, gebruiksgemak en mobielvriendelijk zijn, waren ook van vitaal belang, omdat ze een systeem wilden dat gemakkelijk te gebruiken is voor zowel personeel als studenten. “Veel studenten gebruiken hun mobiele telefoon als onderdeel van hun leerervaring. Uit de feedback op onze vorige virtuele leeromgeving bleek dat deze moeilijk te gebruiken was met mobiele telefoons en tablets. Daarom was het voor ons erg belangrijk dat de nieuwe provider op deze manier gemakkelijk toegankelijk zou zijn.” Dr. Daniel Belton, Onderwijsassistent, University of Huddersfield
The tender process
Drie kandidaten wilden deelnemen aan de aanbesteding van de universiteit. Via een reeks bruikbaarheidstests werd bij het personeel en de studenten nagegaan hoe gebruiksvriendelijk elk platform was. De universiteit gebruikte een scoresysteem om elke mededinger te toetsen aan de 2.000 vereisten. Brightspace kwam er als beste uit in functionaliteit en op één na in alle bruikbaarheidstests. “Om eerlijk te zijn was het uiteindelijk een gemakkelijke beslissing”, zegt Sue Folley, en Daniel Belton voegt eraan toe: “Brightspace biedt ons een naadloos geïntegreerde actieve leeromgeving waarvan we denken dat die een stuk beter zal werken.”
We kregen veel ondersteuning van het Brightspace-team en het was goed dat we beroep konden doen op hun expertise.
Dr Daniel Belton, University Teaching Fellow, University of Huddersfield
De oplossing
Small scale implementation
De universiteit begon in augustus 2017 met D2L te werken en lanceerde een kleinschalige implementatie voor vier cursussen om de functionaliteit en bruikbaarheid te testen, en ook om eventuele wijzigingen aan te brengen voordat het over de hele universiteit werd uitgerold.
Het deskundige serviceteam van D2L werd ingeschakeld om een succesvolle uitrol en change managementstrategie te verzekeren. Er werden onder meer ook verschillende best practice-sessies voor academici georganiseerd, inclusief begeleiding voor het gebruik van AI om meer werktijd vrij te maken.
Over het resultaat van de implementatie zegt Sue Folley: “D2L heeft dit proces eerder met andere organisaties doorlopen en heeft nu een eigen programma voor change management om ons te ondersteunen. Dat was erg nuttig.
“Het ging allemaal vrij soepel. D2L is echt goed in ondersteuning; we hebben als team samengewerkt.”
Bringing Brightspace to life
De volledige uitrol van het Brightspace-platform vond plaats in september 2018. Daniel Belton was erg onder de indruk van de snelle manier van reageren en ondersteuning door D2L. “We hebben veel ondersteuning gekregen van het Brightspace-team en het was goed dat we beroep konden doen op hun expertise.” Dr. Daniel Belton, Onderwijsassistent, University of Huddersfield. Hij zegt: “We hebben veel ondersteuning gekregen van het Brightspace-team en het was goed dat we beroep konden doen op hun expertise.” Sue bevestigt: “De uitrol verliep zoals we hadden gehoopt, en er is intern veel werk verzet tussen ons en D2L. Dat is geweldig verlopen.”
Staff training
Met de uitrol van het Brightspace-platform wilde de universiteit er ook voor zorgen dat medewerkers de virtuele leeromgeving doeltreffend gebruiken. Omdat hun 1.000 medewerkers op verschillende manieren lesgeven, wilden ze het gebruik pedagogiek stroomlijnen. De academici werden uitgenodigd om deel te nemen aan drie retraites die door D2L werden ondersteund als onderdeel van het veranderingsproces.
Voorafgaand aan elke retraite werd de aanwezigen gevraagd om gedetailleerd te beschrijven waarvoor ze de virtuele omgeving wilden gebruiken. Dat hielp om de sessies zo nuttig mogelijk te maken. De retraites werden begeleid door een aantal experts, waaronder Sophie McGown, de D2L Customer Success Manager van Huddersfield. Daniel Belton getuigt over het succes van de retraites: “Sophie heeft veel werk en moeite gedaan om tijdens de ondersteuningssessies tegemoet te komen aan de behoeften van het personeel. Dat was geweldig.”
Door heel gedetailleerd haar kennis over de producten te delen, kon Sophie de deelnemers helpen bij het overwinnen van de uitdagingen en om hun modules verder te verbeteren. “De aanwezige academici hebben intussen deze kennis doorgegeven aan hun collega’s, en dat is het veranderingsproces echt ten goede gekomen”, besluit Daniel Belton.
Implementing change
Om het personeel aan te moedigen het Brightspace-platform te gaan gebruiken, werden 100 power packs uitgedeeld aan de eerste medewerkers die de online opleiding voltooiden. Volgens Daniel Belton was dat een geweldige stimulans die perfect aansloot bij hun strategie voor change management.
Bovendien organiseerde D2L veel webinars over change management voor het personeel. Sue Folley was ook lovend over hoe soepel D2L omging met de besteding van het opleidingsbudget door de universiteit.
“D2L luisterde naar onze behoeften en was bereid om te doen wat het beste voor ons was.” Dr. Sue Folley, Adviseur Academische Ontwikkeling, University of Huddersfield.
De resultaten
User feedback
De University of Huddersfield heeft nog geen formele evaluatie gemaakt over het succes van Brightspace, maar Sue Folley en Daniel Belton zijn het er beiden over eens dat de eerste reacties van het personeel overwegend positief zijn.
“Het is intuïtief en gemakkelijk te gebruiken. Voor ons is het heel belangrijk om een samenwerking te hebben die we verder kunnen uitbouwen. Iedereen met wie we bij D2L hebben samengewerkt, heeft tot nu toe bijgedragen aan het succes van Brightspace.” Dr Sue Folley, Adviseur Academische Ontwikkeling, University of Huddersfield.
Looking ahead
Hoe ziet de toekomst eruit voor de University of Huddersfield en het Brightspace-platform? Daniel Belton wil graag meer retraites voor het personeel organiseren omdat ze zo goed zijn ontvangen. Sue Folley wil mensen aanmoedigen om meer dan alleen de basisinhoud te gebruiken en hen laten ontdekken wat het Brightspace-platform nog meer te bieden heeft. Nu Brightspace stilaan meer gebruikt wordt, begint de universiteit haar kennis en ervaring te delen met andere Brightspace-klanten in de onderwijswereld.
